Is een Factuur per e-mail ook rechtsgeldig?
Een e-mail met factuur als bijlage is net zo rechtsgeldig als een papieren factuur voor bedrijven onderling. Minister De Jager van Financiën verwacht dat deze versoepeling van de wetgeving het bedrijfsleven een besparing van 600 miljoen per jaar oplevert.
Het beleidsbesluit betekent voor de dagelijkse praktijk dat een elektronische factuur niet meer voorzien hoeft te zijn van een digitale handtekening. Tot voor kort moest een elektronische factuur “authentiek en integer” zijn. Om aan die eis van de Belastingdienst te voldoen, moest de factuur bijvoorbeeld een geavanceerde elektronische handtekening bevatten. Dat hoeft nu niet meer.
Bij MKB Nederland werd aanvankelijk sceptisch gereageerd: “Tot nu toe zijn het vooral grotere bedrijven die regelmatig digitale facturen verzenden, in het midden- en kleinbedrijf is het nog geen wijdverbreide toepassing. De administratieve lastenverlichting zal niet zo groot zijn, zolang er nog twee systemen – zowel papieren als elektronische facturen – naast elkaar worden gebruikt.”
Voordelen Toch ziet hij ook de voordelen van het besluit:
- Er kan worden volstaan met elektronische bestanden. Tot nu toe waren bedrijven verplicht er een papieren factuuradministratie naast te houden;
- Er is geen digitale handtekening meer nodig, wat zorgt voor lagere softwarekosten.
Anachron, marktleider in Nederland op het gebied van elektronische facturatie, reageerde bij monde van CEO Frank Hoekstra verheugd op het besluit van ( toen nog) staatssecretaris De Jager: “Hierdoor is elektronisch factureren voor elke ondernemer bereikbaar. Nu kan meer aandacht besteed worden aan het verminderen van handmatige processen voor de verwerking van facturen in plaats van aan het voldoen van de regels.”
In EU-landen nog wel digitale handtekening Overigens blijft de eis van een digitale handtekening nog wel van kracht binnen de Europese Unie. Bedrijven die zaken doen met het buitenland, hebben daarom vooralsnog weinig aan de nieuwe regeling. Minister De Jager maakt zich wel hard voor een vereenvoudiging van de regelgeving e-facturen binnen de EU.
Let op: Een e-mail met de factuur in de ‘platte tekst’ zal als niet-rechtsgeldig worden beschouwd. De factuur moet in een aparte bijlage (bijvoorbeeld in PDF-bestandsformaat) worden verstuurd.
Tips:
- Nu u van uw facturen geen papieren administratie hoeft bij te houden, neemt het belang van een goed ingestelde Backup alleen maar toe! Maak daarom nu ook gebruik van onze Online Backup service. Stel deze zelf in of laat deze door ons managen.
