Bel ons: 0182 209 000 Support Ticket maken   Login
Menu

Blog

Home / Blog
Stompzinnige ABN Amro HOAX phishing mail, klik niet

Stompzinnige ABN Amro HOAX phishing mail, klik niet

U heeft ze vast wel eens gezien van die nep mails van uw bank of een bekende Nederlandse bank. Veelvoorkomende van deze phishing mails worden zogenaamd verzonden namens de ING Bank. Vanzelfsprekend verstuurt de ING of welke willekeurige andere bank u nooit dergelijke mails. Voor mij is het voor het eerst dat ik er ééntje van zogenaamd de ABN Amro voorbij zie komen. Daarom wil ik je er even op attenderen. Zie hieronder de fantastisch vertaalde mail (NOT) die onze niet werkende medeburgers vanuit een of ander tropisch oord in de wereld waar geen regels en wetten zijn ons sturen.

Voor alle duidelijkheid:

Klikken op de link in de mail en uw gegevens doorgeven betekent dat ze direct uw bankrekening zullen leeghalen. KLIK DUS NIET op de link en voer de zogenaamde onzinnige update niet uit!

Wat je moet doen om jezelf te verzekeren van de verbinding met de juiste bank?

  • Typ zelf het adres in de adresbalk van je browser
  • Controleer zodra de pagina geladen is het adres
  • Controleer of de pagina beveiligd is en het adres dus begint met “https://”
  • Gebruik up to date beveiligingssoftware op uw computer
  • Verwijder regelmatig cookies en tijdelijke internet bestanden
  • Sluit internet bankieren af zodra u klaar bent.

Dat degelijke e-mails rondgaan betekent voor mij dat de criminelen blijkbaar nog altijd effect genieten van hun campagnes. Diegenen die dit het snelst kunnen stoppen zijn de ontvangers van dergelijke e-mails door ze te negeren en verwijderen. Van onze overheid hoeven we niets te verwachten.

Zelf gebruiken wij uitgebreide spamfilters op onze e-mail, hierdoor worden dit soort berichten niet eens doorgelaten. Mijn privé XS4ALL e-mail box is ook bijzonder goed beveiligd, heel sporadisch, zoals vandaag, komt er eens een spam bericht door helaas.

abnamro-fakezooi-hoax

Stel map beveiliging in op uw WordPress website voor beveiligde toegang

Stel map beveiliging in op uw WordPress website voor beveiligde toegang

Wordpress LogoEen effectieve manier om ongewenste toegang tot een map binnen uw website te voorkomen doet u met map beveiliging. Stel “map beveiliging” (folder security) in op het control panel van uw webhost (of vraag het uw webhost).

Heeft u Control Panel toegang bij uw Web Host?
Log dan in het Control Panel in en ga naar de optie waar u map beveiliging kunt instellen. Binnen ons Cloud Portal kiest u voor de optie “Secured Folders” en vervolgens activeert u de knop “Enable Secured Folders”. Map beveiliging is nu geactiveerd en u kunt inlog gegevens (ook wel bekend als credentials) opgeven voor iedere willekeurige gewenste map op uw website.

Uitleg in detail over de activatie van Secured folders in ons Cloud Portal:

  1. Login ons Cloud Portal
  2. Druk op Websites, kies Websites
  3. Selecteer uw website
  4. In de tabbladen midden op het scherm kies “Secured Folders”
  5. Kies “Enable Secured Folders”
  6. Add folder om een map toe te voegen die beveiligd moet worden
  7. Add user om gebruikersgegevens (inlog gegevens) in te stellen voor de beveiligde map(pen)
  8. Add Group om een groep van gebruikers te koppelen zodat ze snel aan bepaalde mappen kunnen worden toegestaan.
  9. Klik “Update” zodat de gegevens van uw website worden bijgewerkt.

Zodar u op Enable Secured Folders klikt verschijnt een melding dat overgeschakeld wordt naar  de “integrated pipeline” en dat de optie “” gedeactiveerd wodt. Verifieer via de tabladen “Home folder” en “Extensions” dat dit ook daadwerkelijk het geval is.

Heeft u een ander Control Panel zoals CPanel, Plesk of Direct Admin?
De werking van beveiligde mappen is meestal vergelijkbaar aan de hierboven genoemde situatie om in te stellen. Er moet geactiveerd worden, er moet een map ingesteld worden en er moet een gebruiker aan gemaakt worden. Om naar de beveiligde map instellingen te gaan zoekt u binnen uw control panel naar een optie die bijvoorbeeld verwijst naar:

  • Secured Folders
  • Folder Permissions
  • Folder Access rules
  • Security Permissions
  • Folder Security

Wat gebeurd er wanneer u secured folders heeft geactiveerd?
Zodra u nu het adres van de betreffende map in uw web browser bezoekt zal er een inlogscherm getoond worden. Om door te gaan naar de web inhoud van de map dienen de juiste inlog gegevens eerst opgegeven te worden. Zijn deze juist dan krijgt u toegang tot de inhoud van de map. Onjuist? Dan wordt de toegang geweigerd.

U begrijpt nu dat map beveiliging een goede beveiligingslaag is voor uw WordPress. Dit kunnen we eenvoudig breder trekken, Map beveiliging is niet alleen veilig voor de admin van uw WordPress, voor iedere online applicatie waarop bijvoorbeeld admin / beheer taken worden uitgevoerd is het verstandig dit in te stellen. Wanneer slechts specifieke gebruikers toegang tot bepaalde web inhoud zouden mogen hebben, beveilig dan de toegang met dit slot op de deur. Zo voorkomt u dat ongewenste gasten toegang kunnen krijgen tot uw admin van uw applicatie en zo privacy gevoelige gegevens kunnen kapen.

Gebruikt u AJAX op de front van uw website, plaats dan het volgende in uw .htacces bestand in WP-Admin
Het kan voorkomen dat AJAX niet langer werkt indien dat in het front van uw website gebruikt wordt. Dit komt doordat voor AJAX benodigde componenten in de WP-Admin folder aanwezig zijn. Uw website heeft hier nu geen toegang meer toe. Gelukkig is dit eenvoudig op te lossen op de volgende wijze:

  1. Open uw website in uw FTP applicatie
  2. Ga naar uw WP-Admin folder
  3. zoek het .htaccess bestand (in WP-Admin) op
  4. Open het .htaccess bestand.
  5. Voeg de onderstaande code aan het einde van de inhoud van het .htacess bestand toe.
  6. Sla het bestand op en upload het naar de WP-Admin, overschrijf het aanwezige bestand

Plak de volgende code:

<Files admin-ajax.php>
Order allow,deny
Allow from all
Satisfy any
</Files>

Hulp nodig?
Neem gerust contact op.

Kies een vriendelijke publieke naam voor uw gebruikersnaam in WordPress

Kies een vriendelijke publieke naam voor uw gebruikersnaam in WordPress

Wordpress LogoMaak het hackers en kwaadwillende niet onnodig gemakkelijk. Kies daarom voor uw online naam in uw gebruikersprofiel in WordPress een vriendelijke naam die afwijkt van uw gebruikersnaam. Zo voorkomt u dat hackers aan de hand van uw gebruikersnaam gemakkelijk alleen nog maar uw wachtwoord hoeven raden.

Het doel van deze methode:
Doordat u een publieke naam kiest die afwijkt van uw gebruikersnaam moet een hacker niet slechts uw wachtwoord raden maar ook uw gebruikersnaam. Hierdoor moet een kwaadwillende dus een dubbel niveau zien te raden / kraken voordat hij / zij zou kunnen inloggen in uw WordPress omgeving. Dankzij publiekelijk vriendelijke namen zou u ook zo goed als onmogelijk te raden / kraken gebruikersnamen kunnen kiezen.

Wat u dient te doen:
Ga in uw WordPress Admin naar uw gebruikersprofiel. In de Engelse taal is dat als volgt:

  • Users in het linkermenu
  • Kies all users
  • Kies de gewenste user en selecteer edit user
  • Kies nu op uw profiel pagina een publiekelijk vriendelijke naam

Wat kan ik het beste instellen?
Is uw gebruikersnaam bijvoorbeeld “janwit” en is uw naam Jan de Wit, kies dan als uw publieke naam “Jan de Wit”. Is uw gebruikersnaam Ronnie en is uw naam Ronnie Henderson, kies dan als publieke naam “Ronnie Henderson”. Dit zorgt ervoor dat u beter herkent wordt door uw publiek wat ook nog eens een betere waardering oplevert. Als gezegd, het belangrijkeste voordeel is het verborgen blijven van uw daadwerkelijke gebruikersnaam.

Geef uw gebruikersnaam uiteraard nooit weg aan derden. Bent u bang dat uw gebruikersnaam is gekaapt of heeft u deze toch aan derden gegeven en wilt u die nu wijzigen? Dat kan via uw MYSQL database, wilt u dat wij dit voor u doen? Neem dan contact met ons op.

Online Backup oplossing met ons of uw eigen logo en support

Online Backup zonder investering in Hardware of Software
Niet mogelijk? Toch wel! Binnenkort gaan wij ons nieuwe professionele Online Backup programma lanceren dat uitermate geschikt is voor zowel de zakelijke als particuliere markt. Met dit nieuwe programma bieden wij onze klanten de beste oplossing om Backups veilig, betrouwbaarin onze Cloud Storage in Nederlandse Datacenters te plaatsen. Wederverkopers bieden we de mogelijkheid om deze dienst te resellen aan hun eigen klanten met eigen logo en contactinformatie voor support in de software. Hiermee bieden we de beste totaaloplossing voor klanten als eindgebruiker of wederverkopen.

Software inclusief zonder verdere licentiekosten
De backup oplossing wordt geleverd inclusief Software, zonder verdere licentiekosten of u het nu op 1, 10 of …. Pc’s installeert. Onze software is geschikt voor Windows Servers & PC’s, Mac en Linux. Er is de keuze tussen Server en Werkstation model (desktops). Bij Server model kunnen ook Server componenten zoals Microsoft SQL Server en Microsoft Exchange Server en dergelijke in backups geplaatst worden. Met een gerust hart kunnen we dan ook garanderen dat dit een totaaloplossing is om de backups van een organisatie mee veilig te stellen, voor kantoor of voor de mobiele medewerker.

Backup data veilig in Nederlandse datacenters
Wij vinden het belangrijk dat de data betrouwbaar en veilig toegankelijk opgeslagen en bereikbaar. Daarom kiezen wij ervoor om de data voor onze backup oplossing in Nederandse Datacenters op te slaan. Daarnaast echter is er voor organisaties die wereldwijd opereren de keuzemogelijkheid om de data in één van de door ons geselecteerde locaties wereldwijd op te slaan. Zo zijn de data altijd en overal snel en betrouwbaar beschikbaar. Alle backups worden beveiligd, versleuteld verzonden en met uw eigen unieke beveiligingscode opgeslagen.

Waar gaat u als wederverkoper marge maken?
Die keuze is mede aan u. Wat wilt u doen, wat wilt u toevoegen en/of uw klant bieden? Wilt u marge maken op de dienst en deze doorverkopen terwijl wij het beheer, monitoring en support voor u doen? Of kiest u liever voor meer marge en doet u zelf het beheer, monitoring en support van uw klanten? Waar u ook voor kiest, wat uw businessmodel ook is, er is een prima verdienmodel en er zijn uitstekende mogelijkheden om zelf waarde voor uw klant toe te voegen.

Uitermate geschikt voor de zakelijke markt
Dankzij de perfecte en brede ondersteuning voor verschillende Operating Systems en Server modellen is onze oplossing zeer geschikt voor de zakelijke markt. Of het nu om een klein of grote MKB / Organisatie gaat overal dienen backups gemaakt te worden. De vraag naar een degelijke online backup oplossing neemt alleen maar toe en het data verbruik stijgt. Online Backup biedt de zakelijke markt een eenvoudig, betrouwbaar en voordelig alternatief die de conventionele backup methoden overbodig maakt. De mogelijkheden om servers, server componenten en ook desktops in één applicatie te backuppen zijn sterke voordelen. Het voordeel dat backups op de achtergrond plaats vinden zonder de gebruiker te hinderen is van grote waarde. Om niet het feit te noemen dat retentie voor backups kan worden ingesteld zodat bij herstel een gewenst tijdpad gekozen kan worden.

Wat wij bieden: full service oplossing
Wij leveren niet slechts de oplossing en laten de eindgebruiker vervolgens zelf aanrommelen met het instellen van de software en backups. Wij of u als wederverkopen nemen de klant de zorg om backups uit handen door taken als installatie, beheer en monitoring naar wens uit handen te nemen.

Interesse in Online Backup en op de hoogte blijven?
Vraag gerust alvast meer informatie aan, gebruik hiervoor bijvoorbeeld ons contactformulier. U kunt ook hier of op onze social media zoals facebook en twitter de berichten blijven volgen.

Correctie Download link gratis afbeeldingen wegens bestandsfout

Correctie van de download link
Via een klant kreeg ik de melding dat de download link voor de weg te geven plaatjes voor OFB Webshops niet correct was. Dit is hersteld, het bestand kan nu wel correct gedownload worden, excuus voor het ongemak.

Geven we iets gratis weg, dan moet het natuurlijk wel weggegeven worden en beschikbaar zijn. Dat is het nu. Ik hoop dat een ieder die het download er waarde aan heeft, succes ermee.

Groet, Andrè Kager

Is een Factuur per e-mail ook rechtsgeldig?

Een e-mail met factuur als bijlage is net zo rechtsgeldig als een papieren factuur voor bedrijven onderling. Minister De Jager van Financiën verwacht dat deze versoepeling van de wetgeving het bedrijfsleven een besparing van 600 miljoen per jaar oplevert.

Het beleidsbesluit betekent voor de dagelijkse praktijk dat een elektronische factuur niet meer voorzien hoeft te zijn van een digitale handtekening. Tot voor kort moest een elektronische factuur “authentiek en integer” zijn. Om aan die eis van de Belastingdienst te voldoen, moest de factuur bijvoorbeeld een geavanceerde elektronische handtekening bevatten. Dat hoeft nu niet meer.

Bij MKB Nederland werd aanvankelijk sceptisch gereageerd: “Tot nu toe zijn het vooral grotere bedrijven die regelmatig digitale facturen verzenden, in het midden- en kleinbedrijf is het nog geen wijdverbreide toepassing. De administratieve lastenverlichting zal niet zo groot zijn, zolang er nog twee systemen – zowel papieren als elektronische facturen – naast elkaar worden gebruikt.”

Voordelen Toch ziet hij ook de voordelen van het besluit:

  • Er kan worden volstaan met elektronische bestanden. Tot nu toe waren bedrijven verplicht er een papieren factuuradministratie naast te houden;
  • Er is geen digitale handtekening meer nodig, wat zorgt voor lagere softwarekosten.

Anachron, marktleider in Nederland op het gebied van elektronische facturatie, reageerde bij monde van CEO Frank Hoekstra verheugd op het besluit van ( toen nog) staatssecretaris De Jager: “Hierdoor is elektronisch factureren voor elke ondernemer bereikbaar. Nu kan meer aandacht besteed worden aan het verminderen van handmatige processen voor de verwerking van facturen in plaats van aan het voldoen van de regels.”

In EU-landen nog wel digitale handtekening Overigens blijft de eis van een digitale handtekening nog wel van kracht binnen de Europese Unie. Bedrijven die zaken doen met het buitenland, hebben daarom vooralsnog weinig aan de nieuwe regeling. Minister De Jager maakt zich wel hard voor een vereenvoudiging van de regelgeving e-facturen binnen de EU.
Let op: Een e-mail met de factuur in de ‘platte tekst’ zal als niet-rechtsgeldig worden beschouwd. De factuur moet in een aparte bijlage (bijvoorbeeld in PDF-bestandsformaat) worden verstuurd.
Tips:

  • Nu u van uw facturen geen papieren administratie hoeft bij te houden, neemt het belang van een goed ingestelde Backup alleen maar toe! Maak daarom nu ook gebruik van onze Online Backup service. Stel deze zelf in of laat deze door ons managen.
Compupower.nl is deze week bij Cloud Inside online gegaan

Compupower.nl is deze week bij Cloud Inside online gegaan

Onze klant CompuPower uit Kaatsheuvel is deze week online gegaan met een nieuwe website. Op basis van een OFB Webshop voor OFB Business heeft deze klant een Aankondiging bekendmakingnieuwe website / webshop ontwikkeld.

Compupower kan nu nog gemakkelijker de winkelproducten online zetten zodat de winkelvoorraad bekeken en eventueel direct besteld kan worden. Compupower komt hierdoor nog dichter bij de mensen. Voordeel voor Compupower is een verregaande integratie en automatisering van diverse backoffice systemen in één totaal oplossing. Hierdoor kan Compupower zich nog beter richten op één van de favoriete bezigheden: Tijd besteden aan de klant.

Kijk gerust eens op de nieuwe website van Compupower.nl Woon je in de regio Kaatsheuvel bezoek dan gerust eens de winkel en ervaar wat Compupower voor jou kan betekenen.

Gratis te gebruiken voor klanten met een OFB Webshop

Wij geven nu Gratis weg:
Afbeeldingen om uw visuele navigatie structuur voor uw OFB Webshop eenvoudig en snel op te zetten. Gebruik deze afbeeldingen om niet zelf alle afbeeldingen eerst te hoeven aanmaken.

Download nu gratis het zip bestand om snel en eenvoudig de visuele navigatie in uw OFB Webshop op te zetten. Dankzij deze afbeeldingen die u snel kunt hernoemen naar uw behoefte hoeft u niet al het tijdrovende werk van nieuwe afbeeldingen maken eerst zelf te doen. Deze download is bedoeld voor klanten van Cloud Inside, BCShopping & OFB Software en helpt je de tijd te besteden aan andere belangrijke dingen.

Wat zit er in het bestand?

  • 269 merken plaatjes voor OFB shop merk navigatie
  • 445 groepsplaatjes voor OFB shop visuele groepen navigatie

De merken en groepen gaan qua producten van hardware/software tot telecom/navigatie tot kantoorartikelen tot grijsgoed tot bruin en witgoed.

Visueel navigeren is overzichtelijk en onontbeerlijk voor webshops in de huidige tijd. Het maken van afbeeldingen is een tijdrovend karwei. Daarom helpen we je graag een stap op weg.

Speciaal bedoeld en gratis te gebruiken voor/door:
OFB Webshops voor OFB Business, OFB Webshops voor Exact, OFB Webshops voor Unit4

Hoe te downloaden?

  1. Login ons Klant Portaal
  2. Ga naar menu Downloads
  3. Kies Gratis & Gifts
  4. Download het bestand met de afbeeldingen

Nog geen klant? Meldt u aan als klant om in te kunnen loggen via het registratieformulier in het klant portaal (login knop).

Hoe te gebruiken?

  1. Pak het zip bestand uit
  2. Upload de plaatjes naar de betreffende map in uw OFB Webshop
  3. Hernoem indien gewenst de te gebruiken plaatjes naar de naam van uw categorie

De plaatjes zijn mogelijk gemaakt en worden beschikbaar gesteld door:
Cloud Inside & BCShopping
http://www.cloudinside.nl & http://www.bcshopping.nl

Wij zijn graag voor u bereikbaar om u te helpen met diensten die u ondersteunen en het u gemakkelijker maken. Op de afbeeldingen en de kwaliteit ervan wordt geen support en/of garanties gegeven.

Stel uw WordPress Admin in om volledig SSL te gebruiken

Stel uw WordPress Admin in om volledig SSL te gebruiken

sslcertificatesWordpress LogoVersleutel alle gegevens die u uitwisselt met uw WordPress Admin omgeving dankzij volledige SSL beveiliging. (HTTPS). Kwaadwillenden zullen niet langer in staat zijn uw gegevens te onderscheppen aangezien deze via encryptie zo versleuteld zijn dat ze onbereikbaar, onleesbaar zijn.

Instellen van SSL voor uw WordPress is simpel, indien u technisch onderlegd bent kunt u het met de onderstaande stappen zelf doen. Uiteraard stellen wij het ook graag voor u in zodat u zich kunt bezig houden met waar u goed in bent.

Voor u SSL kunt activeren dient u zich ervan te verzekeren dat u een actief SSL Certificaat heeft op uw domein en deze geinstalleerd is op uw web hosting. Voordelige SSL Certificaten koopt u natuurlijk eenvoudig bij ons, temeer doordat ze direct klaar voor gebruik zijn binnen minuten.

Twee manieren om SSL in te stellen voor uw WP-Admin
WordPress neemt beveiliging serieus en daarom is er de mogelijkheid om out of the box, kant en klaar direct SSL beveiliging in te stellen. Met andere woorden, WordPress ondersteund SSL beveiliging voor uw WP-Admin doordat het is ingebouwd in de software.

  1. Handmatig instellen van SSL beveiliging voor uw WP-Admin
  2. Instellen van SSL Beveiliging met een plugin

1. Handmatig instellen van SSL beveiliging

Dankzij de ingebouwde SSL ondersteuning in WordPress is het eenvoudig om SSL te activeren.  Voordat u SSL activeert dient u zich ervan te verzekeren dat u een SSL Certificaat actief heeft op uw domein. Heeft u nog geen SSL Certificaat? Koop dan voordelig het juiste SSL Certificaat bij ons. Om SSL te activeren dient u te beschikken over één van de volgende gegevens voor toegang tot uw web hosting:

  • FTP toegang tot de root directory van uw WordPress installatie met lees en schrijfrechten
  • Root toegang tot uw webserver (Linux/Windows toegang), in deze gevallen heeft u waarschijnlijk ook gewoon FTP

De stappen om SSL in te stellen:

  1. Login met uw FTP client
  2. Ga naar de Root directory van uw WordPress installatie. Is WordPress in de hoofdmap geinstalleerd dan is dit meestal wwwroot / httpdocs / public_html. Is WordPress in een submap geinstalleerd, selecteer dan de subfolder.
  3. Open het bestand “wp-config.php”
  4. Zoek de lijn waarin staat
    “/* That’s all, stop editing! Happy blogging.”
  5. Boven deze lijn vul je het volgende in:
    define(‘FORCE_SSL_ADMIN’, true);
  6. Sla het bestand op en upload het naar de correcte map. Overschrijf het bestand dat er al bestaat.
  7. SSL beveiliging is nu ingesteld voor uw gehele WP-Admin, iedere inlog vereist een SSL (https) verbinding.

2. SSL beveiliging instelling met een plugin

Zoals WordPress geroemd is om de uitbreidbaarheid is er vanzelfsprekend ook een aantal plugins dat u helpen kan om SSL Beveiliging in te stellen. Zoals u in de voorgaande stap kunt lezen zijn plugins niet nodig om SSL beveiliging in te stellen aangezien WordPress SSL ondersteund en het bijzonder eenvoudig is om SSL beveiliging handmatig in te stellen. Echter heeft u daar geen zin in of bent u technisch onvoldoende onderlegd, dan kunt u toch kiezen voor een plugin. Plugins bieden ook aanvullende voordelen.

Aanvullende voordelen van een plugin voor SSL Beveiliging
Veel plugins beveiligen niet alleen uw WordPress admin interface maar bieden ook aanvullende mogelijkheden om afzonderlijke pagina’s of inhoud te beveiligen met SSL. Dit is bijzonder handig wanneer u bijvoorbeeld een Winkelwagen of Formulieren in uw WordPress website gebruikt. Dankzij een plugin zoals bijvoorbeeld WordPress HTTPS kunt u ook deze afzonderlijke pagina´s gemakkelijk beveiligen. SSL beveiliging is vereist voor bijvoorbeeld gegevensoverdracht van transacties en privacy gevoelige informatie. Een plugin kan hier dus uitkomst bieden.

De plugin welke wij momenteel aanraden is:

WordPress HTTPS
Dit is momenteel de beste keuze met de beste mogelijkheden voor SSL beveiliging in WordPress als u een plugin wilt gebruiken. U kunt de plugin downloaden vanuit de officiele WordPress.org download sectie, de plugin is geautoriseerd door WordPress.org.

Hulp nodig bij het instellen van SSL?
Wij bieden uitkomst! Wij zijn WordPress specialisten en helpen u graag met het configureren van SSL beveiliging, uw SSL Certificaat en andere WordPress tips en trucs. Een goed advies of informatie ndoig, neem gerust contact met ons op en ontdek dat wij voordelige tarieven hanteren voor onze dienstverlening.

Hoe ziet een goede (elektronische) factuur eruit

Een factuur is niet alleen belangrijk om financiële redenen, het is ook meteen een visitekaartje van uw onderneming.

Om er zeker van te zijn dat uw factuur betaald wordt, moet hij niet alleen voldoen aan formele vereisten. Het oog wil ook wat. Het uiterlijk van de factuur kan zelfs bepalend zijn voor de snelheid waarmee hij betaald wordt.

Onderzoek wijst namelijk uit dat aan de vormgeving van de factuur weinig aandacht wordt besteed. En wanneer u klachten krijgt over uw facturen, is dat misschien wel een teken om eens naar de vormgeving te kijken.

Formele vereisten Op een factuur moeten in ieder geval de volgende zaken worden vermeld:

  • naam en adres van uw onderneming;
  • naam en adres van de klant;
  • factuurdatum;
  • volgnummer van de factuur (facturen moeten opeenvolgend genummerd worden);
  • omschrijving van de geleverde dienst of product;
  • eenheidsprijs (excl. btw en eventuele kortingen);
  • eventuele hoeveelheid, dan wel aantal van de geleverde dienst of product;
  • de leverdatum;
  • van toepassing zijnde btw-tarief bij verschillende leveringen;
  • eventuele offertedatum;
  • KvK-nummer;
  • uw btw-nummer (14 posities); alleen bij zogenoemde ‘verlegde btw’* ook het btw-nummer van uw klant;
  • prijs excl. btw;
  • vermelding of er sprake is van vrijstelling, levering naar een andere lidstaat dan de EU, verlegging of levering onder de margeregeling;
  • btw-bedrag (én percentage);
  • totaal bedrag.

* Van verlegde BTW is sprake, wanneer de verplichting tot het voldoen van de aangifte wordt verlegd van de vervoerder naar de afnemer. Dit gebeurt veel bij vervoersdiensten tussen landen in de Europese Unie.

Acceptgiro Het bijvoegen of aanhechten van een acceptgiro kan betaling van uw factuur versnellen. Ook dat kunt u steeds meer én betrouwbaar op digitale wijze doen. De Zaak noemt hier een drietal aanbieders van digitale acceptgiro:

Elektronisch factureren De digitale (of elektronische) factuur is al sinds 2004 wettelijk toegestaan. De laatste jaren neemt het gebruik ervan toe, mede als gevolg van het streven naar administratieve lastenvermindering.

De bestaande toepassingen waarmee elektronisch kan worden gefactureerd, bieden nog lang niet allemaal de mogelijkheid om zowel inkomende als uitgaande facturen elektronisch te verwerken. De meeste online boekhoudpakketten kunnen dat overigens wel. Daarnaast is in steeds meer gevallen een koppeling met internetbankieren mogelijk. Ook banken werken inmiddels aan integratie van internetbankieren en boekhoudsoftware.

Geen standaard Omdat een echte standaard ontbreekt, valt in principe elk document als elektronische factuur aan te merken. Het PDF-bestandsformaat kan zich in een toenemende populariteit verheugen, omdat het programma Acrobat Reader – waarmee dergelijke bestanden geopend worden –  gratis verkrijgbaar is. Voor business-to-consumer relaties kunt u met de gratis versie van dat bestandsformaat volstaan (dus zonder digitale handtekening). Sinds 11 februari 2009 is het ook voor Nederlandse bedrijven onderling toegestaan electronische facturen te versturen, zonder dat die zijn voorzien van een digitale handtekening.

Met ingang van 1 januari 2013 bepaalt u – ook bij het internationaal zaken doen – zelf hoe u de integriteit, authenticiteit en leesbaarheid van een elektronische factuur waarborgt (vanaf het moment dat u de factuur uitreikt totdat de bewaartermijn verloopt). Tot die tijd bestaat bij het zaken doen met bedrijven binnen de Europese Unie (EU) nog steeds de verplichting om een factuur te voorzien van een digitale handtekening.

Eisen Belastingdienst De Belastingdienst keurt in principe de volgende drie factuurvormen goed:

  • elk gewenst formaat (Microsoft Word of Excel, PDF), al dan niet voorzien van digitale handtekening.
  • facturen uitgewisseld op basis van het EDI-formaat (Electronic Data Interchange). EDI wordt al tientallen jaren gebruikt voor bestandsuitwisseling tussen bedrijven onderling.
  • overige methoden (in dit geval is voorafgaand overleg met uw belastinginspecteur nodig).

Een elektronische factuur voor zakelijke doeleinden moet aan de volgende vereisten voldoen:

  • alle vereisten die gelden voor een ‘gewone’ factuur (zie hierboven);
  • veilige verbinding of verzending via internet van beveiligde bestanden. In ieder geval een methode van gegevensuitwisseling, die geen twijfel laat bestaan over de afzender. U moet bijvoorbeeld achteraf kunnen verifiëren of een factuur inderdaad afkomstig is van een bepaald bedrijf;
  • door u te betalen en af te trekken BTW moeten op dezelfde manier worden toegepast.

Het Platform e-factureren heeft hier een handige checklist over de controle door de Belastingdienst gepubliceerd.

Voor- en nadelen e-factureren

Voordelen:

  • goedkoper (een papieren factuur kost € 2,50, een elektronische factuur € 0,30);
  • meerdere mogelijkheden factuurinrichting en verzending (dagelijks, wekelijks, maandelijks);
  • archivering is niet meer noodzakelijk;
  • zoeken gaat sneller, omdat er een voledige historie wordt bijgehouden;
  • vaak koppeling met boekhoudpakket (en bankrekening) mogelijk;
  • verhoging klanttevredenheid;
  • minder werk voor backoffice.

Nadelen :

  • (nog) geen formele standaard;
  • soms geen koppeling met boekhoudpakket (en bankrekening);
  • onduidelijke wetgeving.

Tips om uw factuur eerder betaald te krijgen

  1. Zorg voor een duidelijke vormgeving met een herkenbaar logo. Veel ondernemers maken nog gebruik van de standaard-layout die een boekhoudpakket biedt.
  2. Het totaalbedrag moet in één oogopslag zichtbaar zijn. Een veel voorkomende fout is dat een bedrag zonder BTW wordt overgemaakt.
  3. Vermeld de exacte datum waarop het verschuldigde bedrag uiterlijk moet zijn overgemaakt. Veelal staat er standaard onder een factuur een regel als ‘betaling binnen 14 dagen’.
  4. Lever een specificatie bij de factuur. Met name IT-facturen bestaan vaak uit een artikelnummer en/of een vakterm. Een bijlage met heldere omschrijving voorkomt onnodige vertraging. N. B. Let ook op bij declaraties van gedetacheerd personeel. Een specificatie met datumaanduiding, aantal uren en omschrijving van de werkzaamheden voorkomt veel ergernis.
  5. Wanneer er een offerte is gemaakt, laat de factuur daar dan bij aansluiten.
  6. Mogelijk kunt u de algemene voorwaarden van uw onderneming op de achterkant laten drukken. Verwijs er in ieder geval naar en vermeld duidelijk een termijn waarbinnen er bezwaar kan worden gemaakt.