Per direct wijzigen wij de methode waarop wij factureren. Dit heeft invloed op de wijze waarop u uw factuur van ons ontvangt.
Vanaf 01-03-2014 Factureren wij direct vanuit ons klantensysteem, het Klant Portaal. Tot nu toe bent u als klant gewend dat u van ons separaat uw facturen ontvangt, dit verantdert. Nu worden onze facturen niet langer door onze administratie handmatig aan u verzonden echter direct of automatisch gegenereerd. De layout van onze facturen wijzigt naar een andere, frisse en nieuwe indeling met een, zoals u van ons gewend bent, logische structuur. De factuur krijgt u direct bij uw bestelling van ons aangeboden of bij een lopende dienst / abonnement op het moment dat deze vervalt. De nieuwe facturen worden automatisch verzonden vanaf sales@cloudinside.nl.
Enkele voordelen van deze nieuwe methode:
- U ontvangt direct of op moment dat een dienst vervalt uw nieuwe factuur
- Via het klant portaal heeft u altijd inzicht in uw openstaande posten
- In het klant portaal kunt u direct één of meerdere facturen ineens betalen
- Duidelijkheid welke factuur de officiele factuur is
Verder verandert er niet veel bijzonders, u blijft net als eerder een factuur voor afgenomen diensten van ons krijgen. De nieuwe facturen kunt u gebruiken voor uw administratie, u treft op de facturen een duidelijk overzicht van door u afgenomen diensten aan. Heeft u vragen over uw factuur dan vernemen wij dit graag van u op support@cloudinside.nl of u kunt een support ticket aanmaken.
Status van uw facturen
Gebruikt u een online Gateway voor uw betaling en betaald u direct dan heeft uw factuur direct de status “betaald”, u herkent dit aan het label “betaald” op uw factuur. Betaald u op rekening dan heeft uw factuur in eerste instantie het label “onbetaald”, u herkent dit op uw factuur. Zodra wij uw betaling hebben kunnen inboeken krijgt uw factuur het label “betaald”. Boeken wij uw betaling in dan stuurt ons systeem u direct uw factuur met de betaald status toe zodat u weet dat wij uw betaling geboekt hebben en uw dienst ongestoord doorloopt.
Nieuwe regels en richtlijnen met betrekking tot notificatie/geheugensteun en herinneringenMet de nieuwe facturatie methode vanuit het klant portaal brengen we direct een verbeterede, heldere wijze van geheugensteuntjes en herinneringen in de praktijk. Waar onze administratie dit tot nu toe handmatig uitvoerde en controleerde passen we nu een nog efficientere wijze toe. Wordt uw dienst door ons vooraf gefactureerd dan krijgt u afhankelijk van de dienst enkele dagen voordat uw factuur vervalt een geheugensteuntje indien u uw factuur nog niet heeft betaald. Het geheugensteuntje is geen herinnering maar puur bedoeld om u te helpen zorgen op tijd voor uw diensten te betalen voor een optimale en ongestoorde dienstverlening. Bij vervallen facturen passen wij enkele herinnermomenten toe tot maximaal drie herinneringen/aanmaningen. Wij herinneren of manen niet meer dan drie keer aan, wij vinden drie keer ruim voldoende om onze klant te helpen informeren over betaling van een vervallen factuur.
Na de derde aanmaning kunnen diensten binnen enkele dagen mogelijk onderbroken worden. Dit met gevolg dat uw dienst op dat moment niet voor u bereikbaar is tot uw factuur is betaald. Wij raden u daarom aan om voor ongestoorde dienstverlening volgens uw betaaltermijn tijdig te betalen. Op die manier kunt u op de meest prettige wijze van de beste diensten in de markt gebruik maken en kunnen wij doen waar we echt goed in zijn. Wij letten liever niet te strak op de regeltjes en kleine lettertjes maar daar waar het moet kunnen we dit met de nieuwe procedure op eerlijke en correcte wijze doen.
Als het even niet hoeft zullen wij de laatsten zijn die over betalingen voor facturen willen communiceren. Wij geven er de voorkeur aan de beste diensten met de beste ondersteuning aan onze klanten te leveren. Administratie is onderdeel van ons werk en ook dat nemen we graag serieus zodat het ook voor onze klant helder en inzichtelijk blijft.
Heeft u nog vragen?
Blijf niet zitten met uw vragen, leg ze gerust aan u voor. Heeft u opmerkingen, suggesties, wensen, verbeteringen of complimenten? Ook dan horen we dit graag. Wanneer u feedback heeft over welke dienstverlening of activiteit dan ook welke wij uitvoeren dan hebben wij interesse om die van u te vernemen. Misschien verbeteren wij ons zelf wel zonder feedback, wij gaan er echter vanuit dat de ervaringen en kennis van onze klanten ons nog sneller helpt onze processen te verbeteren.
Met vriendelijke groet,
Directie en administratie Cloud Inside
