Bel ons: 0182 209 000 Support Ticket maken   Login
Menu

Tag Archives:Handig

Home / Blog / Tag: Handig

Hoe ziet een goede (elektronische) factuur eruit

Een factuur is niet alleen belangrijk om financiële redenen, het is ook meteen een visitekaartje van uw onderneming.

Om er zeker van te zijn dat uw factuur betaald wordt, moet hij niet alleen voldoen aan formele vereisten. Het oog wil ook wat. Het uiterlijk van de factuur kan zelfs bepalend zijn voor de snelheid waarmee hij betaald wordt.

Onderzoek wijst namelijk uit dat aan de vormgeving van de factuur weinig aandacht wordt besteed. En wanneer u klachten krijgt over uw facturen, is dat misschien wel een teken om eens naar de vormgeving te kijken.

Formele vereisten Op een factuur moeten in ieder geval de volgende zaken worden vermeld:

  • naam en adres van uw onderneming;
  • naam en adres van de klant;
  • factuurdatum;
  • volgnummer van de factuur (facturen moeten opeenvolgend genummerd worden);
  • omschrijving van de geleverde dienst of product;
  • eenheidsprijs (excl. btw en eventuele kortingen);
  • eventuele hoeveelheid, dan wel aantal van de geleverde dienst of product;
  • de leverdatum;
  • van toepassing zijnde btw-tarief bij verschillende leveringen;
  • eventuele offertedatum;
  • KvK-nummer;
  • uw btw-nummer (14 posities); alleen bij zogenoemde ‘verlegde btw’* ook het btw-nummer van uw klant;
  • prijs excl. btw;
  • vermelding of er sprake is van vrijstelling, levering naar een andere lidstaat dan de EU, verlegging of levering onder de margeregeling;
  • btw-bedrag (én percentage);
  • totaal bedrag.

* Van verlegde BTW is sprake, wanneer de verplichting tot het voldoen van de aangifte wordt verlegd van de vervoerder naar de afnemer. Dit gebeurt veel bij vervoersdiensten tussen landen in de Europese Unie.

Acceptgiro Het bijvoegen of aanhechten van een acceptgiro kan betaling van uw factuur versnellen. Ook dat kunt u steeds meer én betrouwbaar op digitale wijze doen. De Zaak noemt hier een drietal aanbieders van digitale acceptgiro:

Elektronisch factureren De digitale (of elektronische) factuur is al sinds 2004 wettelijk toegestaan. De laatste jaren neemt het gebruik ervan toe, mede als gevolg van het streven naar administratieve lastenvermindering.

De bestaande toepassingen waarmee elektronisch kan worden gefactureerd, bieden nog lang niet allemaal de mogelijkheid om zowel inkomende als uitgaande facturen elektronisch te verwerken. De meeste online boekhoudpakketten kunnen dat overigens wel. Daarnaast is in steeds meer gevallen een koppeling met internetbankieren mogelijk. Ook banken werken inmiddels aan integratie van internetbankieren en boekhoudsoftware.

Geen standaard Omdat een echte standaard ontbreekt, valt in principe elk document als elektronische factuur aan te merken. Het PDF-bestandsformaat kan zich in een toenemende populariteit verheugen, omdat het programma Acrobat Reader – waarmee dergelijke bestanden geopend worden –  gratis verkrijgbaar is. Voor business-to-consumer relaties kunt u met de gratis versie van dat bestandsformaat volstaan (dus zonder digitale handtekening). Sinds 11 februari 2009 is het ook voor Nederlandse bedrijven onderling toegestaan electronische facturen te versturen, zonder dat die zijn voorzien van een digitale handtekening.

Met ingang van 1 januari 2013 bepaalt u – ook bij het internationaal zaken doen – zelf hoe u de integriteit, authenticiteit en leesbaarheid van een elektronische factuur waarborgt (vanaf het moment dat u de factuur uitreikt totdat de bewaartermijn verloopt). Tot die tijd bestaat bij het zaken doen met bedrijven binnen de Europese Unie (EU) nog steeds de verplichting om een factuur te voorzien van een digitale handtekening.

Eisen Belastingdienst De Belastingdienst keurt in principe de volgende drie factuurvormen goed:

  • elk gewenst formaat (Microsoft Word of Excel, PDF), al dan niet voorzien van digitale handtekening.
  • facturen uitgewisseld op basis van het EDI-formaat (Electronic Data Interchange). EDI wordt al tientallen jaren gebruikt voor bestandsuitwisseling tussen bedrijven onderling.
  • overige methoden (in dit geval is voorafgaand overleg met uw belastinginspecteur nodig).

Een elektronische factuur voor zakelijke doeleinden moet aan de volgende vereisten voldoen:

  • alle vereisten die gelden voor een ‘gewone’ factuur (zie hierboven);
  • veilige verbinding of verzending via internet van beveiligde bestanden. In ieder geval een methode van gegevensuitwisseling, die geen twijfel laat bestaan over de afzender. U moet bijvoorbeeld achteraf kunnen verifiëren of een factuur inderdaad afkomstig is van een bepaald bedrijf;
  • door u te betalen en af te trekken BTW moeten op dezelfde manier worden toegepast.

Het Platform e-factureren heeft hier een handige checklist over de controle door de Belastingdienst gepubliceerd.

Voor- en nadelen e-factureren

Voordelen:

  • goedkoper (een papieren factuur kost € 2,50, een elektronische factuur € 0,30);
  • meerdere mogelijkheden factuurinrichting en verzending (dagelijks, wekelijks, maandelijks);
  • archivering is niet meer noodzakelijk;
  • zoeken gaat sneller, omdat er een voledige historie wordt bijgehouden;
  • vaak koppeling met boekhoudpakket (en bankrekening) mogelijk;
  • verhoging klanttevredenheid;
  • minder werk voor backoffice.

Nadelen :

  • (nog) geen formele standaard;
  • soms geen koppeling met boekhoudpakket (en bankrekening);
  • onduidelijke wetgeving.

Tips om uw factuur eerder betaald te krijgen

  1. Zorg voor een duidelijke vormgeving met een herkenbaar logo. Veel ondernemers maken nog gebruik van de standaard-layout die een boekhoudpakket biedt.
  2. Het totaalbedrag moet in één oogopslag zichtbaar zijn. Een veel voorkomende fout is dat een bedrag zonder BTW wordt overgemaakt.
  3. Vermeld de exacte datum waarop het verschuldigde bedrag uiterlijk moet zijn overgemaakt. Veelal staat er standaard onder een factuur een regel als ‘betaling binnen 14 dagen’.
  4. Lever een specificatie bij de factuur. Met name IT-facturen bestaan vaak uit een artikelnummer en/of een vakterm. Een bijlage met heldere omschrijving voorkomt onnodige vertraging. N. B. Let ook op bij declaraties van gedetacheerd personeel. Een specificatie met datumaanduiding, aantal uren en omschrijving van de werkzaamheden voorkomt veel ergernis.
  5. Wanneer er een offerte is gemaakt, laat de factuur daar dan bij aansluiten.
  6. Mogelijk kunt u de algemene voorwaarden van uw onderneming op de achterkant laten drukken. Verwijs er in ieder geval naar en vermeld duidelijk een termijn waarbinnen er bezwaar kan worden gemaakt.
Outlook Tip: leer hoe je GMail & HotMail beheert in Outlook

Outlook Tip: leer hoe je GMail & HotMail beheert in Outlook

Er is een online interface van Google voor het afhandelen van uw Gmail-account, maar het is natuurlijk veel praktischer als je alle e-mail accounts vanuit één programma kunt overzien. Dat is bijvoorbeeld mogelijk in Outlook.

In versie 2007 en 2010 ondersteunt Outlook, het mail- en organisatieprogramma van Microsoft Office, ook de mailaccounts van Gmail en Hotmail. Die kunt u namelijk toevoegen aan de lijst van mailservers waar u uw mail wilt ophalen. Hieronder ter demonstratie de werkwijze om een Gmail-account toe te voegen aan Outlook 2010:

  • Start Outlook 2010 en ga naar tab >> Bestand >> Info. In 2007 (of oudere versies) werkt u via menu Extra >> Accountinstellingen.
  • Kies >> Account toevoegen.
  • Vul in het venster Nieuw account toevoegen uw naam, Gmail-adres en wachtwoord (2x) in.

Nieuw account toevoegen

  • Klik op >> Volgende.

Outlook zoekt nu contact met de server van Google en stuurt onder andere een testbericht. Als alles naar wens is verlopen, verschijnt daarover een melding, en in het onderdeel E-mail van Outlook wordt een nieuwe persoonlijke map toegevoegd met als naam uw Gmail-adres. | Daarin staan de bij Gmail gebruikelijke mappen, en ook de eventueeldoor u zelf aangemaakte categorieën  (zie in de figuur hieronder bijvoorbeeld de mappen Zakelijk, Werk en Privé).

  Tips

  • Controleer eventueel via uw browser in Gmail >> Instellingen >> Doorsturen en POP/IMAP of de POP- en IMAP-instellingen op de server naar wens zijn ingesteld (bijvoorbeeld over wat er met uw berichten moet gebeuren).
  • Het is mogelijk contactpersonen vanuit Gmail over te hevelen naar Outlook, en dat kan ook andersom. Zie voor instructies bijvoorbeeld >> Help in Outlook.
  • U kunt ook mobiele apparaten met Gmail synchroniseren. Google heeft een hele lijst van mobiele besturingssystemen en e-mailclients die worden ondersteund.
  • In Outlook kunt u via de accountinstellingen regelen of en waar u de Verzonden items en Verwijderde berichten laat opslaan. Via Bestand >> Accountinstellingen selecteert u het Gmailaccount en klikt u vervolgens op >> Wijzigen >> Meer instellingen (knop rechtsonder in het venster). Ga naar tabblad >> Verzonden items en maak de gewenste keuze. Regel ook de opties op tabblad >> Verwijderde items. De standaard Gmail-locaties staan in de nieuwe persoonlijke map, de prullenbak bijvoorbeeld zit daar in map [Gmail].
Tip: Eenvoudig kolom optellen in Microsoft Excel

Tip: Eenvoudig kolom optellen in Microsoft Excel

In Excel geeft de formule SOM.ALS het totaal van een kolom, op basis van een waarde in een andere kolom. Zo rekent u bijvoorbeeld snel uit waar en hoeveel u nog van een bepaald product op voorraad hebt.

Excel-formule: SOM.ALS Een voorbeeld om de werking van de formule SOM.ALS uit te leggen:


Dit voorbeeld geeft de voorraad kladblokken aan per persoon. Om te bepalen hoeveel kladblokken er per vestiging zijn, moet een optelling worden gemaakt.

Dit werkt niet Tel geen losse cellen bij elkaar op. In het geval van bovenstaand voorbeeld zou de formule =G7+G8+G10 wel werken om de totale voorraad kladblokken voor Amsterdam uit te rekenen, maar als er een regel wordt toegevoegd, klopt de formule niet meer.

De voorraad voor Rotterdam is in dit geval natuurlijk simpel vast te stellen, want dat is maar 1 cel. In het voorbeeld staan slechts 4 regels, maar wat nu als het er 4000 zijn?
SOM.ALS biedt uitkomst De formule SOM.ALS telt op basis van een voorwaarde. Om in dit geval de voorraad voor Amsterdam goed uit te rekenen, wordt de formule: =SOM.ALS(D7:D11;’Amsterdam”;E7:E11)
Dit betekent: Als in de cellen D7 t/m D11 de waarde Amsterdam staat, tel dan de waarde op uit dezelfde rij in de cellen E7 t/m E11.
Werkinstructie Op de website van Easy Learning is deze Microsoft Office tip verder uitgewerkt. Lees meer »
Deze tip is van toepassing op: – Microsoft Office 2003-2010

Hoe u etiketten in Word vanuit Outlook maakt

Hoe u etiketten in Word vanuit Outlook maakt

Met de Contactpersonen van Outlook kunt u eenvoudig etiketten maken. Zo werkt het.

Etiketten in Word vanuit Outlook Contactpersonen Wanneer de feestdagen in aantocht zijn, is iedereen weer druk bezig om allerlei Excel-sheets bij te werken met de laatste gegevens. Een tijdrovende en overbodige actie.

Als u echter de Contactpersonen van Outlook gebruikt, is het maken van etiketten voor de kerstkaarten of andere mailings een fluitje van een cent.

Eitketten Word

WERKINSTRUCTIE – Open >> Microsoft Outlook  – Ga naar >> Contactpersonen  – Selecteer de contactpersonen waarvan een etiket moet worden gemaakt

TIP De selectie is nog makkelijker te maken, als u de contactpersonen in categorieën indeelt. Zie: Deel contactpersonen in per categorie »

In dit voorbeeld zijn de contactpersonen gekoppeld aan de groep >> Kerstkaart

– Kies in het menu voor >> Extra >> Afdruk samenvoegen  – Een scherm verschijnt >> Contactpersonen gebruiken voor Afdruk samenvoegen  – Kies voor >> Alleen geselecteerde contactpersonen  – Kies voor >> Alle contactpersoonvelden  – Kies bij Documentbestand voor >> Nieuw Document – Kies bij Documenttype voor >> Adresetiketten  – Kies bij Samenvoegen naar voor >> Nieuw Document  – Druk op >> OK  – Outlook maakt een koppeling naar Word  – In de taakbalk gaat een document van Word knipperen  – Selecteer dat document  – Er komt de melding Outlook heeft een document gemaakt…  – Klik hier op >> OK – Een scherm verschijnt met de titel >> Afdruk Samenvoegen – Klik op >> Instellen – Een scherm verschijnt waarin het etiket kan worden geselecteerd waarop moet worden afgedrukt – Kies bij etiketproducent voor het merk etiketten  – Als dat er niet bij staat, kunt u zelf een etiket maken door op >> Nieuw te klikken  – In het scherm dat dan verschijnt, worden de afmetingen en aantal etiketten ingevoerd. Zo weet Word precies hoe het etikettenvel eruit ziet en komen de gegevens op de juiste plaats  – Klik vervolgens op >> OK

Etiket vullen met velden Outlook  – Uiteindelijk wordt in Word een document getoond met de etiketten op het scherm  – Nu moet dus worden bepaald welke gegevens op het etiket moeten komen  – Ga in het eerst etiket staan met de cursus en voeg de samenvoegvelden in door te kiezen voor >> Samenvoegvelden invoegen

TIP 1 Gebruik voor de naam het veld >> Volledige_naam. Wanneer de voornaam, tussenvoegsels en achternaam namelijk los in het etiket worden gezet, ontstaan extra spaties.

TIP 2 Gebruik voor het adres het veld >> Adres_voor_adressenlijst. Hiermee wordt de postcode, straat en plaats in één keer in het document gezet. Adres voor adressenlijst is het adres dat bij de contactpersoon als standaard is aangemerkt.

– Het eerste etiket is gemaakt  – Klik op >> Etiketten bijwerken om ook de andere etiketten te voorzien van de samenvoegvelden  – Op elk etiket staan nu de samenvoegvelden  – Kies in het menu bij >> Voltooien en samenvoegen voor >> Afzonderlijke documenten bewerken  – Zo worden de etiketten naar een nieuw document gekopieerd en is het resultaat op het scherm te zien. Dit voorkomt verspilling van etikettenvellen door foutieve prints.

– Kies in het scherm >> Samenvoegen naar nieuw document voor >> Alles

Het resultaat is een nieuw document waarin alle etiketten zijn opgenomen. Dit document kan nu worden afgedrukt naar de printer

Werkinstructie met schermafdrukken bij Easy Template Op de website van Easy Template is deze Microsoft Office tip uitgewerkt met duidelijke schermafdrukken. Bekijk deze Office tip hier: Outlook tips & trucs »

Deze tip is van toepassing op  – Microsoft Word 2007  – Microsoft Outlook 2007

Zet alle feestdagen in 1 keer in uw Outlook-agenda

Zet alle feestdagen in 1 keer in uw Outlook-agenda

In Microsoft Outlook kunt u in één keer alle feestdagen aan de agenda toevoegen. Daarmee voorkomt u bijvoorbeeld dat u klanten probeert te bereiken op dagen dat ze niet aan het werk zijn, zoals Hemelvaartsdag of met Pasen. De handeling is niet aan een jaar gebonden. Ook de feestdagen van volgend jaar en de jaren erna verschijnen in de agenda van Outlook.

Feestdagen toevoegen aan agenda van Outlook Door alle feestdagen aan de agenda van Outlook toe te voegen, voorkomt u dat u een afspraak inplant op een feestdag.

Gebruik daarvoor de volgende standaardoptie in Outlook.

Werkwijze toevoegen feestdagen aan Outlook

  • Open >> Microsoft Outlook.
  • Kies >> Extra >> Opties.
  • Klik op >> Agenda opties.
  • Klik op de knop >> Feestdagen toevoegen.
  • Selecteer het gewenste land of gewenste landen.
  • Klik op >> OK.

Outlook zet nu de feestdagen in de agenda.

U kunt dit in één keer doen voor alle landen waar u contacten mee hebt.

De handeling is bovendien niet aan een jaar gebonden. Ook de feestdagen van volgend jaar en de jaren erna verschijnen in de agenda van Outlook.

Werkinstructie met schermafdrukken bij Easy Learning Op de website van Easy Learning is deze Microsoft Office tip uitgewerkt met duidelijke schermafdrukken. Bekijk deze Office tip: Outlook tip: feestdagen in Outlook agenda »

Deze tip is van toepassing op: •    Microsoft Outlook 2003 •    Microsoft Outlook 2007 •    Microsoft Outlook 2010